Excel là gì? tại sao nó lại quan trọng trong thời đại 4.0 đến vậy?
Mục lục
Excel là gì? Tại sao nó lại quan trọng trong thời đại 4.0 đến vậy?
Excel là gì? Bạn có biết?
Đối với dân văn phòng hay những người làm kế toán, Excel hay là kỹ năng Excel là điều cơ bản nhất cần có. Không chỉ vậy, nó cơ bản đều đã được phổ cập ở các cấp học khác nhau. Không chỉ riêng máy tính mới có Excel mà với sự phổ biến của thiết bị điện tử ngày nay thì Excel đã có mặt trên cả những chiếc điện thoại di động thông minh. Vậy Excel là gì và nó quan trọng như thế nào? Hãy cùng Tự học online tìm hiểu và khám phá.
Excel là một chương trình xử lý dữ liệu bằng bảng tính, công cụ tin học văn phòng trên được phát triển từ một nhà phát hành lớn có tên là Microsoft. Excel ra đời nhằm mục đích giúp con người có thể thực hiện công việc một cách đơn giản, hiệu quả hơn với những trang tính bằng bảng đa dạng. Cùng với những ưu điểm vượt trội và các tính năng ưu việt, tiên tiến nhất thì hiện nay kỹ năng Excel đã trở thành một trong kỹ năng phổ biến mà ai cũng cần phải sở hữu cho mình.
Các công dụng nổi bật của Excel mà bạn nên biết
Là một ứng dụng không thể thiếu trong cuộc sống cũng như công việc hiện tại của hầu hết các thành phần xã hội hiện nay như học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, giáo viên,…. Excel được sử dụng trong nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau và kỹ năng Excel cơ bản trở thành công cụ không thể thiếu trong cuộc sống.
Thời gian trước khi có sự xuất hiện của Excel, con người làm việc bằng cách ghi chép lại thông tin trên sổ. Tất cả mọi thứ đều được ghi lại trên giấy, tính toán bằng máy tính bỏ túi thậm chí là tính trên giấy. Tất cả đều là trên giấy và tờ giấy thì không thể tự động tổng hợp dữ liệu được, vậy nên người ta phải tự tổng hợp lại bằng tay. Vậy nên mỗi trang giấy đều phải có số liệu chốt lại trước khi chuyển sang trang sau để tiếp tục công việc.
Chính vì nhìn thấy được sự bất tiện cũng như những lỗ hổng của các công việc, Microsoft Excel đã ra đời và trở thành một trong những công cụ hữu ích nhất cho người dùng. Nó cho phép người dùng tính toán một cách nhanh chóng và an toàn mà không cần sự hỗ trợ của bất kỳ một phương pháp hay công cụ hỗ trợ nào khác với những hàm thông dụng và phổ biến như Logic, Sum, If,..
Hiện nay, Excel có nhiều phiên bản khác nhau với những công dụng và giao diện khác nhau. Vì vậy, bạn có thể lựa chọn cho mình phiên bản phù hợp với mình. Sở hữu cho mình kỹ năng Excel cơ bản và các kỹ năng khác là rất quan trọng trong công việc.
Sử dụng thành thạo kỹ năng Excel cơ bản có khó không?
Sau khi đã giải quyết thắc mắc ”Excel là gì” tiieesp theo đây là một số thông tin khác về Excel. Chúng ta thường nghe cụm từ “Thành thạo kỹ năng Excel cơ bản” thế nhưng liệu bạn có biết rõ các tiêu chuẩn để đánh giá thế nào mới là “thành thạo”? Chúng ta cùng xem một vài tiêu chí để đánh giá mức độ “thành thạo” này nhé. Tất cả các tiêu chí này được rút ra từ kinh nghiệm thực tế khi làm việc trong môi trường công sở, văn phòng.
So với Word thì các tiêu chuẩn để đánh giá được xem bạn có thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản hay không thì có phần khó hơn bởi vì Excel đòi hỏi người sử dụng phải có tư duy về tổ chức dữ liệu, sắp xếp dữ liệu, tổng hợp và trích xuất dữ liệu. Kết hợp với các yêu cầu tương tự như Word:
– Định dạng dữ liệu để quản lý thế nào? Bạn có nắm được đặc điểm của các dạng dữ liệu trong Excel: dữ liệu kiểu số thường, kiểu kế toán, kiểu %, kiểu ngày tháng, kiểu text…?
– Trang trí bảng tính thế nào, sắp xếp dữ liệu trong bảng tính thế nào để quản lý dữ liệu cho tốt? Với 1 lượng dữ liệu nhất định bạn có biết sẽ xây dựng bố cục bảng tính thế nào không? Bạn sẽ dùng bao nhiêu cột, tiêu đề mỗi cột là gì?
– Sử dụng các hàm để tham chiếu, tính toán dữ liệu thế nào để đạt được mục đích?
– Sắp xếp, trình bày và thiết lập in để in ra giấy như thế nào?
– Ngoài ra có những yêu cầu tính toán phức tạp thì bạn sẽ xây dựng công thức tính thế nào? Khối lượng hàm, công thức trong excel rất nhiều, bạn nắm chắc được bao nhiêu hàm?
Sau khi đã nắm được các yêu cầu để thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản thì bạn cần phải bắt tay ngay vào để tập luyện và rèn luyện kỹ năng của mình để làm chủ được nó. Đối với một nhân viên văn phòng hiện nay thì bạn càng phải nhận thấy rằng Excel đã trở thành một phần của công việc. Đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0, khi mà người ta có những hội nhập thì bạn cũng phải như vậy.
Tin học chính là một trong những kỹ năng mà các nhà tuyển dụng muốn thấy ở những ứng viên của mình. Chính vì thế mà bạn cần trau dồi kỹ năng này nói chung và kỹ năng Excel cơ bản nói riêng để gia tăng tỷ lệ thu hút nhà tuyển dụng của mình.
Tầm quan trọng của kỹ năng Excel trong các ngành nghề hiện nay
1.Marketing và Quản lý sản phẩm
Các nhân viên marketing và quản lý sản phẩm thường phải nhờ vào các nhân sự trong nhóm tài chính để thực hiện những việc phân tích tài chính chuyên sâu. Tuy nhiên, việc tự mình sử dụng kỹ năng Excel cơ bản để lên danh sách khách hàng và lập mục tiêu doanh số có thể giúp bạn quản lý đội ngũ bán hàng và lập những kế hoạch marketing cho tương lai dựa trên những kết quả thu được.
Sử dụng Pivot table, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng tóm tắt dữ liệu về khách hàng và doanh thu theo từng tiêu chí bằng những thao tác kéo-thả tiện lợi. Tất cả các nhóm công việc trong kinh doanh đều có thể có lợi từ việc biết áp dụng những kiến thức kỹ năng Excel cơ bản và marketing cũng không phải ngoại lệ.
2.Lập kế hoạch nhân sự
Mặc dù các hệ thống cơ sở dữ liệu như Oracle, SAP và Quickbooks có thể được sử dụng để quản lý lương và thông tin nhân viên, nhưng việc xuất các dữ liệu đó ra file Excel cho phép người dùng có thể tìm ra các xu hướng, tóm tắt các khoản chi phí được trả theo giờ, ngày, tháng hoặc năm và hiểu rõ hơn lực lượng nhân sự được phân bổ thế nào theo từng chức năng và mức lương.
Các chuyên gia về nhân sự (HR) có thể sử dụng Excel để mở một file excel chứa toàn bộ thông tin của nhân viên để có thể dễ dàng tìm kiếm ứng viên tiềm năng, từ đó hiểu chính xác những chi phí đến từ đâu và làm thế nào để lập kế hoạch và kiểm soát những chi phí này một cách tốt nhất trong tương lai.
Bạn sẽ làm gì nếu thiếu kỹ năng Excel?
Việc bạn không biết kỹ năng Excel cơ bản cũng không khác gì một người biết và làm tốt Excel nhưng vào 1 môi trường không có Excel để sử dụng. Tại đó họ vẫn ghi ra giấy, vẫn gửi báo cáo giấy, vẫn ngồi cả ngày không làm xong một công việc đáng ra chỉ mất 30′ để làm.
Rõ ràng việc một doanh nghiệp không coi trọng công cụ tin học văn phòng sẽ không bao giờ có được một nhân viên có năng lực. Việc yêu cầu nhân viên thành thạo tin học văn phòng chính là việc nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng này, nhận ra hiệu quả mà nó mang lại, nhận ra được cái yếu kém đang tồn tại từ rất lâu. Có lẽ đã đến lúc chúng ta thay đổi quan điểm, từ chủ doanh nghiệp cho tới nhân viên.